Perfil de Puesto
Un Perfil de Puesto, también
llamado perfil ocupacional de puesto vacante, es un método de
recopilación de los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento
satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de
estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y
conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad
requeridas. Además, el perfil de puesto se ha convertido en una herramienta
sumamente útil en la administración y plantación exitosa de los Recursos Humanos de la Instituciones de cualquier nivel.
La importancia
dentro de una institución
Los perfiles de puesto sirven para
definir e identificar las funciones y actividades de cada empleado según su
cargo en una institución. Con ello, se logra definir claramente lo que la
empresa espera del empleado o cualquier persona que pretenda ocupar su puesto.
De esta forma, se pueden desarrollar planes de capacitación para el empleado,
enfocados a fortalecer sus áreas débiles de acuerdo al puesto que ocupa. La
intención es que tras cumplir con el mencionado plan de capacitación, el
empleado haya logrado incrementar el desarrollo de las cualificaciones
requeridas para desempeñar su puesto de manera óptima.
Los perfiles de puesto representan
una base para el desarrollo de manuales de operación y procedimientos que
permite estandarizar o normalizar las actividades de los empleados. Es una
especie de parámetro que resulta muy útil en el proceso de reclutamiento
y selección de personal, ya que, usando como base un perfil de puesto se puede
seleccionar al candidato ideal para ocuparlo. Con la persona adecuada en el
puesto adecuado, los propósitos y objetivos de la organización tienen mayor
posibilidad de ser cumplidos.
Qué debe incluir un
perfil de cargo
Sin preámbulos ni miramientos. El Perfil de
Cargo debe tener TODO lo que se requiera para cumplir el objetivo, “aliviar el
dolor”. En este sentido, tener en cuenta que existen un montón de recetas
y formatos para esto. Desde mi punto de vista, todos son válidos siempre y
cuando se ajusten a la realidad y la cultura de la organización a la que
corresponde, cuidado con los academicismos.
No obstante, en términos generales un perfil de
cargo debería contar con alguna información básica y bastante
“transversalizable” a cualquier organización:
Ø
Nombre del cargo: Necesario para su identificación,
refiere a la denominación formal del mismo. No obstante se recomienda el uso de
códigos internos a fin de vincularlo con sistemas de calidad, control de
gestión, sistemas de selección o de gestión / evaluación del desempeño. El
uso de códigos permitirá la suficiente flexibilidad para cambiar su
denominación sin alterar el la identificación del mismo en otros sistemas ya
que, cambiar el nombre a un cargo es algo bastante frecuente y generalmente se
da en el uso cotidiano y no en lo formal.
Ø
Ubicación del cargo en la estructura
organizacional: Se trata de la información correspondiente a la
unidad organizacional en la que se desempeñan las funciones del cargo. Puede
incluir otra información afín como: nivel del cargo en la estructura
organizacional o en el mapa de cargos, centro de costos, etcétera.
Ø
Cargo superior al que reporta: El nombre (+código) del
cargo que supervisa su desempeño.
Ø
Cargos que supervisa: Nombres (+código)
de los cargos que supervisa.
Ø
Propósito del cargo: Da cuenta del ámbito de
responsabilidad del mismo. En términos generales, especifica el “para que” de
éste, entregando información acerca del contexto en el que tienen sentido las
funciones o tareas que desempeña. En este sentido, el propósito del cargo debe
referir claramente de que cosas, la persona que lo detenta, es responsable
dentro de la organización.
Ø
Funciones del cargo: Establece el tipo de
funciones y acciones concretas que quien lo detente, debe realizar para dar
cumplimiento al propósito. Es importante verificar que las funciones contenidas
en este apartado, efectivamente sean SUFICIENTES y NECESARIAS para conseguir el
propósito del cargo. La consistencia entre Funciones y Propósito es desde mi
punto de vista, lo más relevante (Si existe un sistema de gestión por
competencias, la consistencia será más fácil de garantizar, ya que el
perfil considerará a estas como su punto de partida)
Ø
Competencias del cargo: En caso de existir un
modelo de gestión por competencias operativo en la organización, es de vital
importancia que se encuentren explicitadas en el perfil de cargo. De hecho,
estas debiesen ser el punto de partida para su diseño, no obstante, dado que no
todas las organizaciones cuentan con un catálogo actualizado de competencias,
he optado por esta descripción menos purista del perfil de cargo.
Francisco Calfuqueo Arena
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